تلفن ویپ یا آنالوگ

بهترین انتخاب تلفن سانترال در دوره کرونا

تلفن ویپ یا آنالوگ ؟

مشاغل در سراسر دنیا برای برقراری ارتباط با مشتری به سیستم های تلفنی با کیفیت اعتماد می کنند اما نوع سیستم آنها به نیازهای شغلی آنها بستگی دارد. امروزه افراد دو انتخاب اصلی که شامل سیستم تلفنی آنالوگ یا سیستم تلفنی مجهز به اینترنت که VoIP نامیده می شود را در اختیار دارند. تلفن های آنالوگ مترادف با تلفن های ثابت است که بیشتر ما با آنها بزرگ شده ایم و نسبت به آنها شناخت کامل داریم. این گوشی ها سیگنال های صوتی را از طریق یک سری جعبه های سوئیچ فیزیکی در امتداد سیم های مسی ارسال می کنند تا تماس ها را بین دو تلفن متصل کنند.

مشاغل فعلی که از فناوری تلفن آنالوگ استفاده می کنند، معمولاً سالهاست که سیستم خود را مستقر کرده اند. در بیشتر موارد آنها از سیستم تبادل شعبه خصوصی (PBX) نیز استفاده می کنند. PBX یک واحد سوئیچینگ است که تلفن ها و داخلی های شرکت را به یکدیگر و به خطوط آنالوگ خارج متصل می کند. این کار بسیاری از کارمندان را قادر می سازد تعداد محدودی خط خارجی را تقسیم کنند که این امر بالقوه باعث کاهش هزینه ها می شود. لازم به ذکر است امروزه اکثر مشاغل از نوعی سیستم تلفنی مجهز به اینترنت استفاده می کنند. فناوری VoIP (پروتکل صوتی از طریق اینترنت) شامل هیچ فناوری آنالوگ یا سوئیچ نمی شود و با تبدیل تماس ها به سیگنال های دیجیتال، تماس ها را از طریق اینترنت متصل می کنند و همچنین برای برقراری و دریافت تماس به امکاناتی فراتر از اتصال به اینترنت و یا رایانه، تلفن دفتر یا تلفن هوشمند نیاز ندارند.

هزینه نصب و راه اندازی سیستم تلفن آنالوگ به اندازه کسب و کار و قابلیت های اضافی که مورد نیاز مشتری است بستگی دارد. صاحبان مشاغل علاوه بر خرید تجهیزات، باید هزینه های راه اندازی را نیز در نظر بگیرند که بسته به تعداد کارمندان و نوع سیستمی که انتخاب می کنند متفاوت است. به عبارتی میتوان گفت هر مجموعه پس از انتخاب سیستم مورد نظر خود، به گوشی های تلفن، سیم کشی، نصب و هرگونه آموزش و پشتیبانی شرکت نیز نیاز دارد که هزینه سیستم تلفن VoIP و خدمات آن به طور کلی بر اساس تعداد کاربران، تعداد قابلیت های افزودنی و ویژگی هایی که به درخواست مشتری اضافه میگردد محاسبه میشود.

در رابطه با هزینه های سیستم ویپ تقریباً در تمامی موارد وعده صرفه جویی قابل توجهی در هزینه را نسبت به سیستم آنالوگ به مشتریان میدهیم به این خاطر که تلفن های ثابت گران تر از سیستم های VoIP بوده، اضافه نمودن هر کاربر جدید به مجموعه با هزینه جدید برابر بوده در حالی که در سیستم ویپ اضاشه شدن کاربران به مجموعه هزینه و کابل کشی ندارد و حتی استفاده از سرویس های اساسی مانند انتظار مکالمه، شناسه تماس گیرنده یا پیام صوتی و صد ها قابلیت دیگر که در سیستم های آنالوگ قدیمی باید حتما اضافه شده و هزینه جداگانه پرداخت میشد، حال در سیستم های ویپ به صورت رایگان تمام این قابلیت ها ارائه شده و مشتریان میتوانند بدون پرداخت هزینه اضافی از این قابلیت ها استفاده نمایند.به طور کلی میتوان گفت مجموعه ها با استفاده از این فناوری و جایگزین نمودن این سیستم به جای سیستم های قدیمی و سنتی آنالوگ انتظار میرود بین 50 تا 75 درصد کاهش هزینه داشته و از لحاظ کیفیت و قابلیت هایی که در دسترس آنها قرار میگیرد نیز در رده بالاتر قرار میگیرند.

آشنایی با تفاوت ها و همچنین قابلیت های تلفن ویپ و آنالوگ

باتوجه به وضعیت حال کره زمین و شیوع ویروس همه گیر کرونا، تمامی مشاغل و تجارت ها به ارتباط از راه دور با مشتریان و حتی با همکاران خود از طریق سیستم های تلفنی ویپ مجموعه بسنده کرده اند. افراد با استفاده از سیستم های ویپ به کنفرانس و همچنین دورکاری با خیال راحت میتوانند بپردازند به طوری که با ست کردن داخلی بر روی موبایل خود، در هر مکان و هر زمان با مشتریان و مجموعه خود ارتباط برقرار نمایند. این قابلیت برای بسیاری از افرادی که در خطر ابتلا به ویروس هستند و باید قرنطینه خود را حفظ نمایند مناسب بوده و میتواند خطر مرگ را از آنها دور نماید.

تفاوت هزینه در قسمت نصب و خرید تلفن هایی ویپ و آنالوگ را در بالا بررسی نمودیم، لازم به ذکر میباشد که بعد از خرید و نصب سیستم ها نوبت به استفاده و فعالیت مجموعه میرسد که کاربرانی که از تلفن های آنالوگ در مجموعه های خود استفاده مینمایند هر ماه مبلغ بسیار زیادی را باید صرف هزینه تماس ها و پرداخت قبض ها نمایند که این هزینه ها در زمان ارتباط با مشتریان راه دور و خارج از ایران چندین برابر شده که این هزینه بالا برای شرکت نوعی ضرر محسوب میشود در حالی که کاربران سیستم های ویپ که از تلفن ویپ استفاده مینمایند به دلیل استفاده از تماس های تحت شبکه و اینترنتی، هزینه بسیار کمتری را صرف قبوض کرده که این امر می تواند 40٪ پس انداز در مقایسه با یک سیستم تلفنی آنالوگ به کاربران بدهد.

به طور کلی ، سیستم های VoIP طیف گسترده تری از ویژگی های استاندارد را به عنوان بخشی از بسته های خدمات خود ارائه می دهند. علاوه بر ویژگی های استاندارد ارائه شده توسط سیستم های ویپ، ویژگی های موجود در بیشتر برنامه های استاندارد VoIP که بسیار پر طرفدار میباشد، شامل موارد زیر است:

• برنامه های دسک تاپ و تلفن همراه “سافت تلفن” :

همان طور که در بالا گفته شد این برنامه ها با استفاده از موبایل و دسک تاپ نیاز به گوشی ویپ را برطرف می کند که این امر می تواند به صاحبان مشاغل در صرفه جویی هزینه ها کمک کند. کاربران به سادگی به جای استفاده از آیپی فون و حضور در مجموعه با استفاده از رایانه یا تلفن های همراه خود تماس برقرار میکنند که این امر انعطاف پذیری بیشتری را برای کارمندان از راه دور یا در حال حرکت فراهم می کند.

• ادغام نرم افزار و CRM :

کلمه‌ی CRM مخفف عبارت(Customer Relationship Management) به معنای مدیریت ارتباط با مشتری میباشد. همانطور که پیداست، CRM یک پروسه برنامه ریزی شده برای مدیریت ارتباط با مشتریان فعلی و مشتریان آتی کسب و کارها می باشد که هر استراتژی یا روشی که با استفاده از داده ها به ساختن، بهبود و مدیریت تعامل با مشتریان بپردازد، مفهوم CRM را تداعی می کند. حال سیستم های VoIP می توانند با نرم افزارهای موجود در مجموعه، از جمله CRM هر مجموعه ادغام شده و قابلیت ارتباط با مشتریان را به راحتی مدیریت کنند.

• تجزیه و تحلیل و گزارش داخلی ها :
  

بسیاری از سیستم های VoIP دارای قابلیت تجزیه و تحلیل مکالمه داخلی ها میباشند که داده های فردی و مربوط به میزان تماس ورودی و خروجی، زمان مکالمه، زمان نگهداری، سرعت پاسخگویی و موارد دیگر را اندازه گیری و بررسی مینماید.

• کنفرانس های صوتی و تصویری :
  

در حال حاظر با افزایش کار از راه دور، کنفرانس های صوتی و تصویری برای مشاغل و تجارت ها به یک ضرورت تبدیل شده است. ارائه دهندگان VoIP قابلیت کنفرانس صوتی و تصویری نامحدود را به عنوان بخشی از قابلیت های جدا نشدنی VOIP نامگذاری می کنند و به کارمندان این امکان را می دهد که با استفاده داخلی های خود با مشتریان در هر نقطه دنیا ارتباط تصویری یا صوتی برقرار نمایند.

• رونویسی پیام های صوتی :
  

از آنجا که سیستم های VoIP از طریق اینترنت برای برقراری تماس ها استفاده می کنند، انعطاف پذیری بسیار بیشتری برای پیام های صوتی ارائه می دهند. بسیاری از سیستم های VoIP میتوانند رونویسی کتبی را برای فایل های صوتی به ایمیل یک کارمند ارسال کنند که این قابلیت میتواند بهره وری را به طور قابل توجهی افزایش داده و به شما اطمینان دهد که پیام های صوتی شما بی پاسخ نخواهد ماند.

• پاسخ دهی 24 ساعته برای کاربرانی که نیاز شبانه روزی به پاسخ دهی تماس دارند :

یکی دیگر از قابلیت های سیستم ویپ امکان پاسخ دهی 24 ساعته به تماس ها میباشد. سیستم های VoIP شامل پذیرندگان مجازی و خودکار تمامی ساعات روز میباشد، بنابراین تماس های ورودی مجموعه حتی خارج از ساعات کاری به طور مداوم هدایت و پاسخ داده میشوند.

• رسیدگی همزمان به چندین تماس :
  

در سیستم قدیمی آنالوگ تماس های ورودی در صورت اشغال بودن داخلی ها از دست رفته که این امر موجب افت فروش و فعالیت مجموعه ها میگشت در حالی که با استفاده از سیستم های VOIP در صورت اشغال بودن خطوط داخلی ها، تماس فرد از دست نرفته و امکان رسیدگی به چند تماس با هلد تماس کنونی امکان پذیر میباشد و حتی در صورت عدم پاسخ دهی به تماس، هدایت تماس ورودی صورت گرفته و دیگر کاربران مجموعه تماس را پاسخ میدهند، به این ترتیب هیچ تماسی از دست نخواهد رفت.

• قابلیت ضبط تماس :

امروزه ضبط تماس در بسیاری از مجموعه ها حائز اهمیت بوده و به جهت افزایش کیفیت پاسخ دهی و مدیریت بهتر، بسیاری از مشاغل و تجارت ها خواهان وجود این قابلیت هستند به گونه ای که کاربران هنگام استفاده از سیستم آنالوگ که قابلیت ضبط تماس ندارد هم با پرداخت هزینه اضافی ناچار به خرید سیستم ضبط صدا میباشند در صورتی که این قابلیت در سیستم ویپ به صورت رایگان از ابتدا بوده و کاربران جهت خرید و نصب این قابلیت مجبور به پرداخت هیچگونه هزینه ای نمیباشند و به صورت رایگان و همیشگی میتوانند از این قابلیت بهره ببرند.

• مقیاس پذیری مراکز :

مقیاس پذیری یکی از ویژگی های سیستم، شبکه یا پردازش است که این ویژگی افزایش تعداد عملیات را کنترل می کند و سیستم را مطابق با آن گسترش می دهد، به عبارت کلی میتوان گفت مقیاس پذیری یک شرکت بیانگر پتانسیل رشد آن شرکت در زمینهٔ اقتصادی میباشد. این تعریف در زمینه تجارت ها و مراکز هم به این گونه میباشد که مقیاس پذیری پیشرفته در سیستم های VoIP آنها را به گزینه بهتری برای مشاغل در حال رشد تبدیل می کند. افزودن کاربران جدید به سیستم تلفنی VoIP ذاتاً ساده تر از افزودن کاربر جدید به سیستم آنالوگ است زیرا هیچ سخت افزار یا سیم کشی اضافی مورد نیاز نیست.

• انعطاف پذیری تلفن ها :

استفاده از تلفن های ثابت و آنالوگ فقط از همان مکان و از داخلی مورد نظر امکان پذیر میباشد ولی همانطور که در بالا هم گفته شد استفاده از خطوط ویپ و داخلی ها در هرکجای دنیا با استفاده از تلفن همراه و رایانه امکان پذیر میباشد که این قابلیت به انعطاف پذیری این سیستم و تلفن ها بازمیگردد. تلفن های ثابت و آنالوگ از نظر انعطاف پذیری ذاتاً محدود هستند زیرا نمی تواند از جایی که هستند حرکت کنند در حالی که سیستم ویپ دارای انعطاف پذیری بالا و امکان استقاده از خطوط در تمام زمان و مکان ها میباشد.

• امکان فعالیت از راه دور :

به گفته دیوید آتیاس، شریک مدیر PennyTone ، “تحرک و” کار از راه دور ” الگوی جدید نیروی کار است که یک سیستم VOIP می تواند این نیاز را برطرف نماید. سرویس VoIP به معنای استقرار سریع با قابلیت استقرار نیروی کار پراکنده از نظر جغرافیایی و بدون هزینه های نگهداری یا قرارداد طولانی است. امروزه و در این شرایط بحرانی شیوع ویروس خطرناک COVID19، بیش از نیمی از کارمندان آمریکایی از راه دور تمام وقت فعالیت کرده و هرچه سریعتر به معنی افزایش بهره وری نزدیک میشوند.

سخن پایانی با شما عزیزان

با توجه به مقایسه دو سیستم آنالوگ و  VOIP به یک نتیجه گیری کلی در جهت اطمینان بیشتر به سیستم ویپ، انعطاف پذیری بالا این سیستم رسیدیم که در پایان باید اطمینان خاطر به مشتریان عزیز ایمن ارتباط بابت قابل اطمینان بودن این سیستم نیز ببخشیم. کاربرانی که از سیستم ویپ به جای سیستم قدیمی آنالوگ استفاده مینمایند با دسترسی به داخلی مورد نظرشان از طریق تلفن همراه یا تبلت و… در هر زمان و هر مشکل از قبیل برق رفتگی، قطعی اینترنت دسترسیشان هیچگاه قطع نخواهد شد و مجبور به پرداخت هیچ هزینه ای جداگانه بابت انتقال خطوط و ی… نمیباشند.

لازم به ذکر است، دیگر جای نگرانی برای کاربرانی که در مجموعه خود افراد فنی جهت نصب و بررسی مشکلات احتمالی ندارند، نیست. با استفاده از سیستم ویپ و افراد متخصصی که همه ساعته به رسیدگی و رفع مشکلات احتمالی به روش حضوری و غیر حضوری میپردازند در هر ساعت از شبانه روز، کاربرانی که مشکلی در سیستم، نصب و هر مشکل نرم افزاری دارند، رفع میگردد. یکی از بهترین قابلیت هایی که سیستم ویپ به کاربران خود میدهد، رفع مشکلات احتمالی از راه دور و از طریق ریموت میباشد که متخصصان ما در هر زمانی که مشتریان نیاز به کمک داشته باشند به رفع مشکلات آنها در کوتاه ترین زمان ممکن خواهد پرداخت.

به طور کلی، VoIP از نظر ویژگی ها، انعطاف پذیری، کاهش هزینه و اطمینان بسیار بیشتری به صاحبان مشاغل ارائه می دهد. این سیستم های تلفنی مجهز به اینترنت برای نیروی کار فزاینده ای از راه دور مناسب تر هستند و به تیم شما این امکان را می دهد تا در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری را انجام دهد. به علاوه، سیستم های تلفنی VoIP ویژگی هایی مانند تجزیه و تحلیل تماس و کنفرانس ویدیویی را ارائه می دهند که امروزه نقش مهمی در موفقیت مشاغل دارند.

اگرچه تغییر سیستم روی VoIP به زمان و برنامه ریزی نیاز دارد، اما این تصمیم باعث موفقیت شما در بلند مدت و اثبات نگرش کارمندان با مشتریان و شرکای تجاری می شود.